Soluções de arquivo e gestão documental em Angola

Gestão de Arquivo

Coloque honestamente a si próprio(a), as seguintes questões:

  • A sua informação vital está devidamente armazenada, e protegida de qualquer eventualidade?
  • A sua informação está devidamente arquivada e indexada, sendo-lhe possível recuperar o que for preciso, rapidamente e sem dificuldade?
  • A sua informação está sempre acessível às pessoas que precisam dela, onde quer que estas estejam, de forma controlada e segura?
  • Quanto tempo e dinheiro já gastou devido às questões acima, e quanto acha que poderá vir a poupar, se entregar a gestão do ciclo de vida da sua informação a especialistas?

A solução de Custódia e Gestão de Arquivo, permite às organizações uma eficiente gestão da documentação, nomeadamente a localização e disponibilização atempada de documentos, a libertação de espaços afectos ao arquivo e a manutenção da organização da documentação.

Dispomos actualmente de Centro de Arquivo em Luanda – Zona Industrial do Zango.


Processo de transferência

O conceito de transferência é constituído por todas as tarefas necessárias cumprir, até ao acondicionamento definitivo do arquivo no depósito de arquivo da GestDoc, desde a organização inicial ( se necessário), classificação, embalagem e transporte até à recepção do arquivo.

Acondicionamento e Transporte

A documentação maioritariamente acondicionada em processos e arquivadores A4 de arquivo, é acondicionada em caixas de arquivo standardizadas.

A documentação é acondicionada e catalogada com a seguinte informação:

  • Origem (local de recolha)
  • Departamento / Serviço (orgão produtor da documentação)
  • Série Documental (Assunto)
  • Sub-Série
  • Numerações Extremas
  • Datas Extremas
  • Ano

Recepção e Acondicionamento do Arquivo nos depósitos GestDoc

No momento da recepção são conferidos os contentores recolhidos e de imediato se inicia o processo de introdução do inventário no nosso sistema de gestão de arquivo.

O processo de conferência tem como base a etiqueta de código de barras de cada contentor, que após a leitura, valida a recepção e atribui a localização física de cada unidade ( Caixa de Arquivo) nos depósitos de arquivo GestDoc. Esta é a única informação inscrita pela GestDoc nas caixas de arquivo.

Concluído o processo de identificação, as caixas de arquivo são fisicamente colocadas no local do armazém previamente designado pelo nosso sistema de gestão de arquivos.

Num prazo máximo de 24h após a incorporação do arquivo, a Base de Dados estará actualizada em www.gestdoc.co.ao ,“Área de Clientes”.

A relação entre a identificação do arquivo e a sua localização no armazém não será facultada, pois só e apenas a GestDoc terá conhecimento da localização geográfica das caixas de arquivo dentro dos depósitos de Custódia.

Acesso ao arquivo em custódia

O acesso ao arquivo poderá ser feito de várias formas, em função do tipo de consulta (original / imagem) e urgência no acesso ao documento.

As formas disponíveis actualmente são as seguintes:

  • Originais
    • Urgentes – prazo máximo de entrega: 12h
    • Normais - prazo máximo de entrega: 24h
    • Imagem - prazo máximo de entrega: 30’ a 2h
    • “Scan on Demand” - On-Line em www.gestdoc.co.ao
    • Email
    • Fax
  • Presencial – o cliente pode aceder ao arquivo directamente nas instalações GestDoc

A solução de Custódia e Gestão de arquivos permite evitar:

  • Ocupação de m2 na sua empresa com arquivo
  • Execução de fotocópias desnecessárias aos documentos (e respectivos custos de execução e tempos de deslocação e execução)
  • O tempo dispendido pelos colaboradores para a gestão documental, aumentando a produtividade dos mesmos, podendo agora dedicar-se a full-time ao verdadeiro corebusiness da empresa.
  • Deslocações desnecessárias ao arquivo para aceder a informação
  • Aumento exponecial do volume do arquivo,
  • Todos os riscos, sendo os mesmos convenientemente minimizados e com a máxima segurança na custódia de arquivo.

A Libertação do espaço actualmente afecto ao arquivo de documentos é hoje possível, garantindo:

  • O acesso imediato à sua informação, acedendo às imagens do arquivo no portal online
  • A integridade e segurança dos acessos à informação
  • Acesso a informação detalhada, com registo e estatísticas de acessos por departamento/utilizadores, para imputação de custos.

Formulário de contacto


Campo obrigatório









Destaques

  •  

    Recolha e Destruição de Documentação Confidencial

    Assegure a confidencialidade da documentação que envia para o "cesto do papel".
  •         Gadsa em Angola
    Alargámos o âmbito da prestação de serviços de Gestão Documental ao mercado angolano.
    Dispomos de meios que permitem prestar o serviço de Custódia e Gestão de Arquivos e Digitalização às empresas e instituições a operar em Angola.

Testemunhos

  • O serviço de Gestão Documental permite uma gestão eficiente dos processos dos nossos clientes. Conseguimos agora um rápido acessoà informação de um documento ou processo.


    Sociedade de Advogados